مؤشرات الأداء الرئيسية للمساعد الشخصي

المساعدون الشخصيون ، الذين يطلق عليهم أيضًا المساعدون الإداريون ، يدعمون رؤسائهم من خلال إبقائهم منظمين وفعالين في الموعد المحدد. تختلف الواجبات المحددة اعتمادًا على الرئيس ولكنها تشمل عادةً التواصل مع الآخرين نيابة عن الرئيس ؛ الحفاظ على تقويم المواعيد وإجراء حجوزات السفر وغيرها ؛ إعداد جداول أعمال الاجتماعات والوثائق المالية والعروض التقديمية ؛ إدارة ومراقبة الميزانيات والإشراف على السكرتارية. تستند مؤشرات الأداء الرئيسية حول هذه الواجبات.

مجال الاتصالات

ستقيس مؤشرات الأداء لوظيفة الاتصالات مدى دقة وسرعة تعامل المساعد الشخصي مع المراسلات ورسائل البريد الإلكتروني ، إلى جانب مدى كفاءة تواصلها شخصيًا. قد يكون من الأمثلة على ذلك ما إذا كانت تتعامل مع المراسلات يوميًا وما إذا كانت تقوم بصياغة المراسلات الروتينية ، مع الإسراع الدقيق بالمراسلات العاجلة والسرية والمهمة إلى الموظفين المناسبين حسب الحاجة. تشمل المؤشرات الأخرى نقصًا في الأخطاء النحوية أو الأسلوب والسرعة التي تستجيب بها لرسائل البريد الإلكتروني.

المواعيد والحجوزات

مؤشرات الأداء لواجبات مثل الاحتفاظ بتقويم الرئيس وإجراء الحجوزات تقيس دقة وسلاسة التدفق. قد تتضمن ما إذا كان المساعد قد سمح بوقت كافٍ لكل اجتماع أو مشروع. ومن الأمثلة الأخرى ما إذا كان يقدم نسخة مطبوعة من جدول الأسبوع إلى رئيسه كل صباح كل يوم إثنين بحلول الساعة 8:30 صباحًا أو يؤكد جميع المواعيد عبر البريد الإلكتروني.

جداول الأعمال والوثائق

قد يكون أحد الأمثلة على مؤشر مدى جودة إعداد المساعد للوثائق وجداول الأعمال هو ما إذا كان يتم طلب بنود جدول الأعمال من الأطراف ذات الصلة وإعداد جدول الأعمال وتوزيعه في اليوم السابق للاجتماع. مثال آخر هو ما إذا كانت تعد مستندات الميزانية مثل طلبات الشراء والإرساليات خلال فترة زمنية محددة ، مثل 48 ساعة.

إدارة الميزانية ومراقبتها

قد تكون مؤشرات مدى جودة إدارة المساعد للميزانية هي ما إذا كان يراقب تقارير حالة الميزانية كل شهر وينقل المعلومات المالية إلى المديرين لضمان بقاء الشركة في حدود الميزانية. المؤشرات الأخرى هي ما إذا كان يطور ميزانيات دقيقة وواقعية وسليمة من الناحية المالية ويسويها ، ويقدم تحديثات إلى رئيسه كل شهر.

الإشراف على الموظفين

قد تكون مؤشرات مدى جودة إشراف المساعد على السكرتارية تحت إشرافها هي مدى توقعها لاحتياجات التوظيف وجدولة الموظفين لاستيعاب فترات ذروة الطلب أو ما إذا كانت تقدم ملاحظات متسقة على الأداء. ما إذا كانت توفر التدريب لتحسين أدائهم هو مؤشر آخر محتمل.