كيفية عمل خطة مشروع ناجحة
قبل أن تبدأ حتى في إعداد خطة مشروعك ، تذكر أنها أكثر بكثير مما تلتزم به على الورق. تبدأ خطة المشروع بشيء آخر ؛ يبدأ بالمحادثات وتكوين العلاقات. سيتعين عليك التجمع حول الأشخاص الذين تشارك في المشروع معهم وإجراء محادثة معهم.
مخطط المشروع الجيد لا يتم التخطيط له بعناية فحسب ، بل يكون كاملًا وواضحًا. السبب وراء نجاح خطط المشاريع الناجحة هو اتباعها. وما الذي يجعل الناس يتبعون خطة مشروعك؟ سيتبع الناس شيئًا قد اشتروه ويشعرون بملكيته.
كيف تجعل الناس يشترون خطة مشروعك
محاولة إقناع الناس بشراء خطة مشروعك يعني أنك ستضطر إلى التفاوض معهم. قبل أن تبدأ حتى في التخطيط للمشروع ، هناك بعض الأشياء التي عليك القيام بها:
- يجب الاستماع إلى الأشخاص في فريقك لأن العواطف عامل كبير في نجاح مشروعك. سيكون زملائك في الفريق أكثر استعدادًا لمنح المشروع كل ما لديهم إذا شعروا أنهم يحظون بدعمك الكامل.
- عندما يساهم كل فرد في الفريق ببعض أفكاره في خطة المشروع ، فسيكون لدى الجميع إحساس بالملكية في المشروع. سوف يدافع الجميع عن هذا الجزء من الخطة الذي يتحملون مسؤوليته. سيؤدي هذا أيضًا إلى تقليل حجم العمل والضغط الذي يتعين عليك التعامل معه.
- سيكون هناك فرق مختلفة تعمل في نفس المشروع. سيكون هناك فريق تسويق وفريق من المطورين وما إلى ذلك. قد لا يتفقون دائمًا ، وقد لا علاقة لبعض رغباتهم ببعضهم البعض. بعبارة أخرى ، سيكونون متنافيين. يعرف مدير المشروع الرائع كيفية خلق الانسجام في الفريق وتقليل المقاومة إلى الحد الأدنى.
يحتاج دعم المشروع إلى تعريف جيد
تحتوي خطة المشروع الجيدة على خطة واضحة ومحددة للدعم. هناك بروتوكول واضح لما يحدث عند ظهور مشكلة. لأن شيئًا واحدًا يمكنك التأكد منه دائمًا هو أن المشكلة ستظهر بين الحين والآخر. يحتاج أعضاء الفريق إلى معرفة من يلجأون إليه للحصول على المساعدة ، مما سيشجعهم على أن يكونوا أكثر انفتاحًا بشأن ما يمرون به. لن يشعر أحد بالحاجة إلى إخفاء أخطائه أو التستر عليها.
يجب أن يكون هناك قابلية للتكيف في المشروع
يفهم مدير المشروع الجيد التغيير والدور الذي يلعبه في إدارة المشروع . حتى أفضل الخطط الموضوعة يمكن أن تتعطل في وقت أو آخر. سوف تتدفق خطة إدارة المشروع الجيدة بسلاسة ، مع احتضان التغييرات التي تأتي والتكيف معها. سيقوم مدير المشروع الجيد بتجهيز فريقه بكل ما يحتاجونه للتعامل مع التغيير.
قبل الشروع في عملية كتابة خطتك ، تحتاج إلى إجراء محادثة مع فريقك والحصول على القواعد الأساسية بشكل صحيح. بهذه الطريقة ، سيكون لديك أساس مستقر تبني عليه خطة مشروعك.
الأسئلة المهمة لخطة المشروع
لكي تنجح خطة مشروعك ، يجب أن تجيب على بعض الأسئلة المهمة:
- ما هو هدفك ؟
- ما هي ميزانيتك ؟
- كيف ستكمل المشروع؟
- متى سينتهي المشروع ؟
- ماذا يحدث إذا كان عليك تغيير شيء ما في منتصف الطريق؟
- ماذا يحدث إذا لم يتوفر بعض أعضاء فريقك ؟
- كيف تتابع تقدمك؟
تبدأ عملية الإجابة على هذه الأسئلة في فهم أشياء مثل نطاق المشروع وجدولته ومتطلبات الميزانية أيضًا. سيكون لديك أيضًا فكرة واضحة عن مسؤولية الجميع في المشروع. ستأتي جميع التفاصيل عندما تتعاون مع فريقك.
مزالق مهمة لخطة المشروع
هناك بعض الأشياء التي يجب الانتباه إليها والتي ستؤدي إلى فشل خطة مشروعك:
- التوقعات العامة: التوقعات العامة ستكون بداية النهاية لمشروعك. لا تريد أن يكون لديك أهداف مثل "زيادة المبيعات" كأهداف لمشروعك لأنها لا معنى لها. بدلاً من ذلك ، ضع هدفًا أكثر تحديدًا مثل "زيادة المبيعات بنسبة 50٪ على الأقل". مثل هذا الهدف أسهل بكثير للعمل عليه.
- المخططات الزمنية الأفقية: المخططات الزمنية الأفقية هي جداول زمنية يتم فيها تنفيذ النشاط "أ" وإكماله قبل المتابعة إلى النشاط "ب". يمكن أن يؤدي ذلك إلى إبطاء المشروع لأن الأنشطة تحدث بالتسلسل. ستجد غالبًا أن العديد من الأنشطة في المشروع يمكن القيام بها في وقت واحد. هذه هي الفكرة وراء مخطط زمني عمودي ، أو مخطط جانت. تقوم بتقييم جميع الأنشطة المستقلة التي يمكن القيام بها في نفس الوقت في أي مرحلة معينة من المشروع وجدولتها بحيث يعمل أعضاء مختلفون من فريقك على أنشطة مختلفة في نفس الوقت. يمكن القيام بالنشاط A و B و C في نفس الوقت قبل الانتقال إلى D و E و F. سيؤدي ذلك إلى تسريع وقت المشروع.
- الملكية والمساءلة المركزية: آخر شيء تريد أن يشعر به أعضاء فريق المشروع الخاص بك هو الافتقار إلى الملكية في المشروع. عندما تكون المساءلة والملكية مركزية ، ستصبح كل مشكلة فجأة "مشكلة شخص آخر" وسيقوم الجميع بالحد الأدنى من المهام الموكلة إليهم. بالنسبة للمشاريع الكبيرة والمعقدة ، يجب أن يكون أعضاء الفريق مسؤولين عن مهامهم ولديهم أيضًا إحساس بالملكية والمساهمة في النجاح العام للمشروع.
تجنب تلك المزالق ، وستكون فرص نجاح خطة مشروعك أعلى بكثير.
ما الذي يجعل خطة المشروع جيدة؟
جميع خطط المشروع الجيدة لها بعض الخصائص المشتركة. قم بتطبيق خطوات إدارة المشروع هذه على خطة مشروعك وشاهدها تزدهر أمام عينيك مباشرةً:
التركيز على النتائج
إذا كنت ترغب في الحصول على خطة مشروع ناجحة ، فلا تعتمد على التوقعات العامة ، مثل زيادة المبيعات أو شيء من هذا القبيل. بدلاً من ذلك ، ابحث عن أهداف محددة مثل زيادة نسبة معينة في المبيعات خلال فترة معينة. فليكن شيئًا يمكنك قياسه بسهولة. يجعل خطة مشروعك أكثر وضوحا.
ضع خطة عمودية
تميل العديد من خطط المشروع إلى أن يكون لها خطة أفقية ، حيث يتبع النشاط أ بالنشاط ب ، ثم النشاط ج. ومع ذلك ، فإن أفضل خطط المشروع لها جداول زمنية عمودية حيث يعمل الأشخاص في مشاريع مستقلة في نفس الوقت. يمكن لفريق واحد العمل على الأنشطة A و B و C بينما يقوم فريق آخر D و E و F.
خطة المشروع الجيدة هي أسرع
عندما يظل مشروعك طويلاً ، فمن المحتمل أن يعاني فريقك من التعب. يعد فقدان الحافز مشكلة أخرى تحدث ، وتؤدي إلى أداء وإنتاجية فريقك للغوص. من ناحية أخرى ، فإن خطة المشروع السريعة ستحدد المشروع بأقل من 100 يوم لمعظم المشاريع. قد تستغرق المشاريع الأكبر وقتًا أطول ، ولكن لا يزال من الممكن تنفيذها في وقت قياسي إذا تم التخطيط لها بشكل جيد. طالما أنك تركز على النتائج ، وتخطط رأسياً وتضع الأساس الصحيح ، فمن الممكن تتبع المشروع بسرعة.
اجعل الناس مسؤولين
الفريق الذي تعمل معه في المشروع مسؤول عن تسليم المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. أنت ، بصفتك قائد المشروع ، مسؤول عن نجاح المشروع. هذا ليس نموذجًا جيدًا لأنه يضع فريقك في صراع مع نفسه. أفضل طريقة للقيام بذلك هي إعطاء كل فريق مسؤولية مختلفة لتحقيق أهداف محددة. سوف يكتشفون كيفية تحقيق هذه الأهداف ، وسيكون لديهم شعور أكبر بالملكية في المشروع.
ما هي خطوات كتابة خطة مشروع ناجحة؟
بمجرد وضع الأساس ، حان الوقت لكتابة خطة المشروع بالفعل. إليك بعض الأشياء التي يجب أن تفكر فيها دائمًا عند إعداد مشروع:
أهداف المشروع
يحتاج مشروعك إلى غرض. يجب أن يكون هناك منظور رفيع المستوى يخبرك بالنتائج المتوقعة. يجب عليك دمج الملاحظات التي تحصل عليها من فريقك للمساعدة في هذه العملية.
نطاق المشروع
النطاق الخاص بك يجب أن تكون واضحة المعالم مع وصف تفصيلي في خطة المشروع ما هو في نطاق وما هو خارج النطاق. يجب أيضًا أن تجعل فريقك يشتريها حتى يعرف الجميع بالضبط ما هو ضمن نطاق المشروع وكيفية التعامل مع الأشياء التي تقع خارج النطاق.
حزم العمل
امنح فريقك عرضًا عالي المستوى للعمل الذي يحتاجون إلى القيام به. إنكيت راستوجي من كتاب "كيفية إنشاء خطة مشروع مثالية: خطوة بخطوة" يعرف حزمة العمل على أنها "المستوى الأدنى مرقم بما يتوافق مع الأنشطة والمهام المختلفة. نظرًا لأن خطة مشروعك تركز على النتائج ، يجب أن تدع جميع أعضاء فريقك يعرفون الدور الذي يلعبونه في تحقيق النتائج المطلوبة من خلال منحهم حزم عمل محددة جيدًا.
الجداول
ضع جدولًا يأخذ في الاعتبار الموارد المتاحة للمشروع وتكاليف المشروع والوقت الذي سيستغرقه. أثناء تواجدك فيه ، اكتشف الأنشطة المتزامنة وغير الحالية حتى تعرف من يمكنه العمل على ماذا وفي أي وقت.
النتائج
ما نوع النتائج التي تريد الحصول عليها من مشروعك؟ هل هي ملموسة؟ هل يمكن قياسها كميا؟ يجب أن يكون لديك أيضًا معلمات التقييم الرئيسية لمعرفة كيفية أداء المشروع بالضبط.
الميزانيات
لا تبدأ بميزانية على الفور ، لأنك تخاطر بإجبار الكثير من العمل على ميزانية صغيرة جدًا. بدلاً من ذلك ، اكتشف أهم الأشياء التي يجب عليك القيام بها أولاً ، ثم حدد ميزانية بناءً على ذلك. يمكنك إعادة هيكلة المشروع لاحقًا للحصول على عائد أكبر على استثمارك.
