أدوات إعداد الميزانية لإدارة المشاريع

يستخدم مديرو المشاريع أدوات وتقنيات إعداد الميزانية لإنشاء البيانات المالية التي تضمن تمويل المشروع بشكل كافٍ ويمكن إكماله ضمن الميزانية المخصصة. باستخدام النماذج والقوالب والآلات الحاسبة ، يقدر مدير المشروع الفعال بدقة ويراقب المخاطر ويديرها بشكل مناسب. تساعد هذه الأدوات مدير المشروع على توصيل حالة ميزانية المشروع بفاعلية إلى راعي المشروع ، الذي يوفر التمويل عادةً ، طوال دورة حياة المشروع.

المعايير

ينشر معهد إدارة المشروع "هيئة المعرفة لإدارة المشروع" ، والتي تحدد كيفية حساب الميزانية عند الانتهاء ، والتكلفة المدرجة في الميزانية للعمل المنجز والتكلفة المدرجة في الميزانية للعمل المجدول. تساعد هذه الحسابات القياسية مدير المشروع على مراقبة تقدم المشروع والبقاء ضمن الميزانية والإبلاغ عن حالة المشروع باستخدام المصطلحات المعترف بها عالميًا.

مماثل

تستخدم أداة الموازنة المماثلة التكاليف الفعلية لمشروع سابق لتقدير تكلفة مشروع جديد. طالما أن المشروعين متشابهين في طبيعتهما ، فإن هذه التقنية تعمل بشكل جيد. يمكن استخدام هذا النهج من قبل مديري المشاريع الأقل خبرة. ومع ذلك ، فإن استخدام هذه التقنية لتقدير متطلبات الميزانية للمشروعات المبتكرة والمعقدة قد يكون أقل دقة ولا يمكن الاعتماد عليها.

حدودي

تستخدم أداة الموازنة المعيارية البيانات التاريخية والمتغيرات الأخرى لحساب تقدير معلمات المشروع ، مثل النطاق والتكلفة والمدة. على سبيل المثال ، لحساب تقدير التكلفة ، اضرب ساعات العمل المخططة في التكلفة التاريخية لكل ساعة. بافتراض أن بياناتك التاريخية ذات صلة ، فإن هذه التقنية تنتج عادةً مستويات عالية من الدقة. بمجرد معرفة التكاليف المقدرة للأنشطة المطلوبة لإكمال مشروعك ، حدد المخاطر المرتبطة بكل منها. من خلال توقع ساعات العمل الإضافية المحتملة وتغييرات الأسعار والرسوم الإضافية ، يمكنك إعداد ميزانية معقولة.

طريقة من أعلى إلى أسفل

باستخدام أداة إعداد الموازنة من أعلى إلى أسفل ، يمكنك إلقاء نظرة على الميزانية الإجمالية للمشروع وتقدير التكاليف لكل عملية. من خلال فحص كل نشاط مطلوب لإكمال المشروع ، يمكنك بعد ذلك تقييم الأنشطة التي يجب تقليلها ، إذا لزم الأمر ، للوفاء بالميزانية. يميل هذا النهج إلى تثبيط أسلوب الإدارة التشاركية. يتحمل مدير المشروع كل مسؤولية اتخاذ القرار.

طريقة من أسفل إلى أعلى

باستخدام نهج الميزانية من أسفل إلى أعلى ، يقوم فريق المشروع بعصف ذهني ومناقشة كيفية إنشاء ميزانية المشروع. جودة النتيجة تعتمد على جودة المدخلات. يساعد الحصول على مشورة الخبراء خلال هذه العملية على تحسين دقة الميزانية. على سبيل المثال ، قم بتشغيل اجتماع ودعوة مديري المشاريع السابقين. استخدم برنامج ميزانية إدارة المشروع المجاني ، مثل SmartSheet أو Project Budget Manager أو AceProject ، لصياغة ومناقشة نفقات المشروع. بالإضافة إلى ذلك ، استخدم تقنية تقييم ومراجعة المشروع ، التي طورتها البحرية الأمريكية ، لتحليل المهام وتحديد المهام الحاسمة اللازمة لإكمال المشروع.