كيفية كتابة خطابات مقدمة للتعريف بالمنظمات والشركات

يمكنك تجنب ارتكاب الخطأ الشائع للعديد من الاستشاريين وأصحاب الأعمال الصغيرة ومندوبي المبيعات عند تقديم نفسك للآخرين من خلال تذكر حقيقة واحدة بسيطة. إن التركيز على احتياجات مستلم رسالتك ، بدلاً من عملك ، سيجعل من السهل إجراء البيع. سيساعدك تعلم كيفية هيكلة خطاب المقدمة بشكل صحيح على ترك انطباع أول دائم.

تلميح

جميع الشركات لديها احتياجات ، والمفتاح لكتابة خطاب تقديم فعال هو تحديد كيف يمكنك مساعدة شخص آخر في حل مشكلة أو الاستفادة من فرصة.

حدد الحاجة

الخطوة الأولى في كتابة خطاب المقدمة هي تحديد سبب اهتمام المستلم بك أو بما تبيعه. جميع الشركات لديها احتياجات ، والمفتاح لكتابة خطاب تقديم فعال هو تحديد كيف يمكنك مساعدة شخص آخر في حل مشكلة أو الاستفادة من فرصة.

فكر في فارق البيع الفريد والمزايا. لقد أنشأت شركتك لأنك اعتقدت أن لديك شيئًا فريدًا يريده الناس. يجب أن تثبت رسالتك أن القارئ بحاجة ؛ سيسمح لهم ذلك برؤية أنه يمكنك مساعدتهم على تقليل تكاليفهم أو زيادة المبيعات أو تحسين الجودة أو مساعدتهم على تحقيق المزيد من الأرباح.

ركز على العميل المحتمل

مقدمة أي حرف هي الجملة الافتتاحية أو الفقرة القصيرة التي تخبر المستلم لماذا يجب عليه قراءة الرسالة. استخدم الجمل القليلة الأولى للتحدث عن احتياجات العملاء ، وليس عن نفسك. تجنب العملاء المحتملين مثل ، "لأكثر من 25 عامًا ، عملت Smith Consulting على خدمة Johnsonville".

ضع في اعتبارك طرح سؤال يدفع القارئ إلى الإجابة بطريقة معينة ، مثل الموافقة على فرضيتك أو الإجابة بميزة تقدمها. على سبيل المثال ، يمكنك البدء بعبارة "هل ترغب في تقليل تكاليف الشحن؟" سيجيب معظم القراء ، "نعم". إذا كنت استشاريًا ، فقد تسأل ، "أيهما أكثر فعالية من حيث التكلفة ، استخدام موظف بدوام كامل براتب ومزايا ، أو مقاول يمكنك الاتصال به حسب الحاجة؟" إذا استهدفت مستلمي الخطابات بشكل صحيح ، فسوف يجيبون ، "باستخدام مقاول".

رتب معلوماتك

لا تجعل رسالتك جدارًا مخيفًا من النسخ بدون مسار واضح للوصول إلى نتيجة. قسّمها إلى عدة فقرات مع توفير كل مجموعة فريدة من المعلومات. رتب المعلومات حسب الأهمية. بعد الافتتاحية ، التي تخبر القراء بما يمكنك فعله لهم ، استخدم الفقرات التالية لتخبرهم كيف سيتم ذلك.

توفير الحد الأدنى من التفاصيل

لا تحاول إجراء البيع بخطاب مقدمة. قليل من الناس سوف يلتقطون الهاتف ويضعون طلبًا أو يوظفونك دون الحصول على مزيد من المعلومات ، بما في ذلك الاجتماع أو المحادثة الهاتفية

أخبر قراءك بما يمكنك القيام به من أجلهم وكيف يمكنك القيام بذلك ، مع توفير التفاصيل الكافية فقط لتوفير المصداقية. لن يتوقع أحد منك الإجابة على كل سؤال في خطاب المقدمة. استخدم رسالتك لجذب اهتمام الأشخاص حتى يرغبون في الاتصال بك للحصول على مزيد من المعلومات.

قم بتضمين دعوة للعمل

لا تترك الأمر للقارئ لمعرفة ما يجب فعله بعد ذلك. قم بتضمين دعوة للعمل. يمكن أن يشمل هذا أكثر من مهمة واحدة. على سبيل المثال ، قد تطلب من القارئ زيارة موقع الويب الخاص بك قبل الاتصال به ، أو تخبره أنك ستتصل به بعد أن تتاح له فرصة زيارة موقع الويب الخاص بك. اطلب من القارئ الاتصال بك بخصوص أي أسئلة ، وتقديم عنوان بريدك الإلكتروني ورقم هاتفك.

قد تكون أكثر نجاحًا مع مكالمات المتابعة بدلاً من انتظار اتصال العملاء أو الشركاء المحتملين بك. أخبر المستلم بموعد اتصالك حتى يكون مستعدًا لمكالمتك. حدد التاريخ والوقت لتوقع المكالمة.