الصفات الأساسية لرسالة العمل

عادة ما تكون خطابات العمل رسمية أكثر من الرسائل الشخصية. على الرغم من أن الحروف رسمية ، إلا أنها يجب أن تظل دافئة في النغمة وإيجابية بطبيعتها. إذا كنت تكتب ردًا على موقف غير سار ، فيجب أن تظل لغة الخطاب مهذبة ويجب ألا تكون عدائية أو تهديدية. كما أن تنسيق خطاب العمل ونوع الورق المطبوع عليه يميزه عن الرسائل الشخصية أو الاجتماعية أيضًا.

بسيط وموجز

يجب أن يكون خطاب العمل قصيرًا. يجب أن تكون قادرًا على توضيح وجهة نظرك أو تقديم طلبك في فقرة قليلة موجزة. انتقل مباشرة إلى موضوع رسالتك في الفقرة الأولى ، إن لم يكن في الجملة الأولى. يجب أن تتوسع الفقرة الثانية من الخطاب في نقطتك وتضيف معلومات داعمة ، بينما تعيد الفقرة الأخيرة فرض وجهة نظرك وتغلق الرسالة. اجعل الجمل قصيرة وتجنب استخدام كلمات غير شائعة.

صفات اللغة

يجب أن تكون لغة خطاب العمل واضحة. يجب أن يكون أي شخص يقرأ الرسالة قادرًا على رؤية ما تطلبه دون الحاجة إلى إعادة قراءة الجمل أو البحث عن الكلمات. بالإضافة إلى الوضوح ، يجب أن يكون خطاب العمل دقيقًا ويقدم صورة كاملة للشخص الذي يقرأه. إذا كنت شديد الكلام في خطاب ما ، فإنك تضحي أيضًا بالوضوح ، لذلك يجب أن تحتوي الرسالة فقط على المعلومات واللغة ذات الصلة بهدفك. تذكر أن تستخدم لغة مهذبة وأن تحافظ على نبرة صوتك ودية باستخدام "من فضلك" و "شكرًا لك".

تنسيق

تتبع خطابات العمل تنسيقًا محددًا يجعلها سهلة القراءة. يجب أن يكون عنوان المرسل أعلى الرسالة مع التاريخ وعنوان المستلم أدناه. التحية الصحيحة هي "عزيزي" متبوعة باسم المستلم ونقطتان. ما لم تكن تعرف المستلم شخصيًا ، فمن الأفضل استخدام اسمه الأخير والمسمى الوظيفي ، على سبيل المثال ، "السيد جونز" بدلاً من الاسم الأول. اترك سطرًا فارغًا بعد التحية ، ثم اكتب الفقرة الأولى. ليست هناك حاجة للمسافة البادئة للسطر الأول من الفقرة. استخدم مسافات مفردة للفقرات واترك سطرًا فارغًا بينها. في نهاية الرسالة ، اكتب خاتمة مثل "مع خالص الشكر" ، اترك أربع مسافات لتوقيعك ، ثم اكتب اسمك.

الخصائص الفيزيائية

اطبع خطابات العمل على ورق قياسي الحجم. يمكنك اختيار طباعة الحرف على ورق ذي رأسية ، والذي عادة ما يكون أثقل وزناً من ورق النسخ. إذا كنت تستخدم الورق ذي الرأسية ، فلن تحتاج إلى كتابة عنوانك أعلى الرسالة. استخدم حبرًا عالي الجودة لا يلطخ أو يتلاشى لطباعة الحرف. إذا كنت ترسل الرسالة بالبريد ، فاستخدم مظروفًا بحجم الأعمال.