إجراءات المحاسبة المكتبية

بغض النظر عن حجم العمل أو الصناعة التي تعمل فيها ، يجب على كل مؤسسة الحفاظ على إجراءات المحاسبة المكتبية لتعمل بفعالية. وبذلك ، ستضمن الشركة أن الدفاتر متوازنة ، ودفع الفواتير ، واستلام الأموال الواردة. في الشركات الصغيرة ، يتولى المالك أو مكتب محاسب بدوام جزئي المحاسبة. في الشركات العالمية الكبيرة ، يحضر فريق كبير من المتخصصين في المالية والمحاسبة لهذه المهام.

إمساك الدفاتر

مسك الدفاتر هو عملية تسجيل جميع المعاملات المالية التي تتم بواسطة الأعمال. من المهم أن تقوم المنظمة بهذه المهمة كجزء من إجراءات المحاسبة المكتبية اليومية. سيضمن ذلك أن تظل الدفاتر متوازنة ويقلل من حدوث أي مخالفات مالية.

يحتفظ الشخص المسؤول عن عملية مسك الدفاتر بدفتر الأستاذ العام. هذا المستند هو سجل لجميع الأموال الواردة والصادرة. أثناء إجراء المبيعات ، ترسل المؤسسة فاتورة إلى العميل. يتم تسجيل هذه المعلومات في دفتر الأستاذ العام. وبالمثل ، يتم إدخال مدفوعات العملاء المستلمة في دفتر الأستاذ العام.

إغلاق نهاية الشهر

تقوم معظم الشركات بإغلاق نهاية الشهر كجزء من إجراءات المحاسبة المكتبية العادية. توفر هذه العملية للإدارة لمحة سريعة عن الحالة المالية الحالية للمؤسسة. في هذا الوقت ، يضمن قسم الحسابات الدائنة دفع كل فاتورة مستحقة خلال الشهر. بالإضافة إلى ذلك ، يقوم قسم حسابات القبض بفرز الأموال المستلمة طوال الشهر. يتم تجميع كل هذه المعلومات في جدول بيانات واحد.

على الرغم من أنه يمكن تنفيذ عملية الإغلاق في نهاية الشهر يدويًا ، فليس من غير المألوف أن تستخدم الشركات برامج محاسبة متخصصة. يقلل استخدام البرامج المستندة إلى الكمبيوتر الأخطاء ويسمح بسهولة استرداد البيانات.

كشف رواتب

ربما تكون إدارة كشوف المرتبات من أهم إجراءات المحاسبة المكتبية التي تنفذها الشركة. على الرغم من أن السكان الموظفين قد يتمتعون ببيئة العمل الخاصة بهم ، فإن السبب الرئيسي وراء ظهور العمال كل يوم هو أن يتم الدفع لهم مقابل العمل الذي يؤدونه.

قد تستعين الشركات الصغيرة بمصادر خارجية لوظيفة كشوف المرتبات لمورد خدمات كشوف المرتبات الخارجي. مقابل رسوم ، سيضمن البائع دفع المبلغ المناسب للموظفين في الوقت المحدد. قد تدير المنظمات الأكبر كشوف المرتبات في المنزل. يقوم أخصائي الرواتب بحساب ساعات العمل لكل موظف. بالإضافة إلى ذلك ، فهي تضمن خصم المبلغ المناسب للضرائب وأقساط المزايا والمساهمات الأخرى المطلوبة ، مثل الضمان الاجتماعي ، من كل راتب.