كيفية توثيق مشاكل الموظفين وخطة التحسين
يمكن أن يكون توثيق مشاكل أداء الموظف مضيعة للوقت ، وقد يتساءل مديرو الأعمال الصغيرة بالفعل عن قيمة الوثائق أو خطط تحسين الأداء. تعمل معظم الشركات في الولايات المتحدة حسب الرغبة ، مما يعني أنه يمكن فصل الموظف في أي وقت لسبب وجيه أو لسبب سيء أو بدون سبب على الإطلاق. ولكن في حين أنه قد يبدو تسريح الموظف أسرع وأسهل ، إلا أن هناك فوائد كبيرة - من حيث الدولارات والمسؤولية والروح المعنوية العامة للموظفين - لمساعدته على التحسن بدلاً من ذلك.
1
احتفظ بملاحظات حول كل حادث إشكالي لاحظته. قم بتضمين تفاصيل ما حدث ، وأين ومتى وقع الحادث ، وما إذا كان هناك أي شهود ، والعواقب السلبية ، والسياسة والإجراءات المخالفة. تسجيل البيانات الإحصائية ، أو تكرار سلوك الموظف مقارنة بمتوسط مجموعة العمل إن وجد. على سبيل المثال ، قم بتوثيق عدد المرات التي تأخر فيها الموظف مقارنة بعدد أيام العمل الإجمالية ، أو عدد الأخطاء التي يرتكبها الموظف مقارنة بمتوسط عدد الأخطاء التي يرتكبها زملاء العمل.
2
ناقش حوادث المشكلة مع الموظف - تكون وثائقك غير مجدية إذا لم يتم التصرف بناءً عليها أو إذا كان العامل غير مدرك للمشكلة. مقابلة الموظف لمناقشة الموضوع وتزويده بنسخة من الوثائق. اطلب منه شرح سبب السلوك المشكل ، ووضع استراتيجية للحلول الممكنة معه.
3
لخص المحادثة في خطة تحسين مكتوبة. يجب أن تتضمن الخطة توقعات واضحة - وأي سياسة أو إجراء يحكم تلك التوقعات - وأهدافًا قصيرة المدى. يجب أن تلخص الخطة أيضًا الحلول المتفق عليها للتحسين.
4
قم بتضمين أهداف محددة وقابلة للقياس مع إطار زمني للإنجاز. على سبيل المثال: "ستقلل معدل الخطأ لديك إلى 5 بالمائة أو أقل لشهر أبريل". حدد تواريخ للمتابعة: "سيتم مراجعة تقدمك على أساس شهري."
5
اجتمع بالموظفة لمراجعة تقدمها. اضبط خطة التحسين ، إذا لزم الأمر ، ووثق كل من التغييرات على الخطة والاجتماع نفسه. إذا لم يتم تحقيق التحسن المستمر ، فانتقل إلى أشكال أكثر شدة من الانضباط.
