طرق بدء الاجتماع

يُنظر إلى الاجتماعات أحيانًا على أنها شر لا بد منه داخل الشركة. يعد الاجتماع الجيد مفيدًا وجذابًا ، لكن الاجتماع السيئ يستمر إلى ما لا نهاية مع عدم وجود ضوء واضح في نهاية النفق. لإدارة اجتماع ناجح يجذب الانتباه ويجذب الانتباه ، اضبط النغمة الصحيحة من البداية.

قدم اللاعبين

من الجيد دائمًا تقديم مقدمات في بداية الاجتماع. على الرغم من أن الحضور قد يعرفون بعضهم البعض ، إلا أنه يعزز الغرض من الاجتماع لتوضيح منظور الأعمال الذي يجلبه كل شخص إلى الطاولة.

إذا لم يجتمع الحاضرون قبل الاجتماع ، فإن المقدمات مهمة بشكل خاص. اسمح لكل شخص بتقديم نفسه والإدلاء ببيان موجز حول الفائدة التي يمثلها. إذا كانت مهمة المجموعة هي تبادل الأفكار أو إكمال مشروع أو حل مشكلة ما ، فابدأ الاجتماع مع بعض كاسري الجليد لإشراك ديناميكيات المجموعة قبل معالجة المهمة. تحفيز الدماغ البسيط أو ألعاب الأسماء أو الأنشطة التي تختبر مهارات التفكير النقدي ستحفز المحادثة وتنشط العقول.

حدد جدول الأعمال

بالإضافة إلى الأشخاص الموجودين في الغرفة ، يرغب الحاضرون في الاجتماع في معرفة ما سيتم مناقشته ، وسبب أهميته ، والوقت الذي سيستغرقه. جدول أعمال يجيب على هذه الأسئلة. يسمح جدول الأعمال المطبوع للحاضرين في الاجتماع بمتابعة سير الاجتماع وتدوين الملاحظات عند الحاجة. يعمل جدول الأعمال أيضًا كدليل إرشادي للميسر ، خاصةً إذا انحرفت الموضوعات عن الموضوع. يساعد نشر الوقت المقدر أمام كل بند من بنود جدول الأعمال في الحفاظ على تدفق الاجتماع وإنهائه في الوقت المحدد.

دعهم يأكلون كعكة

إذا كان من المتوقع أن يستمر الاجتماع لفترة من الوقت ، فابدأه بالطعام والمرطبات الخفيفة. ليس فقط من آداب الاجتماع الجيدة تغذية الحاضرين ، بل يساعد أيضًا في إبقاء الناس يركزون على المناقشات بدلاً من الصراخ. يجب أن تحتوي اجتماعات الصباح الباكر دائمًا على القهوة لمن يرغبون في تناول الكافيين. اختر المرطبات الخفيفة والتي ستحافظ على تركيز العقول مثل الماء والمشروبات الغازية والأطعمة الخفيفة. ادعُ الحاضرين للوصول مبكرًا للتواصل الاجتماعي على المرطبات قبل الانخراط في الأعمال الجادة.

نصائح

تأكد من أن الاجتماع يبدأ في الوقت المحدد. يجب على الموظفين تعديل الجداول الزمنية لاستيعاب حضور الاجتماع. قد يبدو تأخير بدء الاجتماع غير محترم لأولئك الذين يصلون في الوقت المحدد. تريد أن يبدأ الاجتماع بملاحظة إيجابية ، بحيث يتم ضبط النغمة الصحيحة من البداية.

قم بمراجعة أية بنود مفتوحة من اجتماع سابق قبل البدء في جدول الأعمال الحالي. متابعة المهام التي تم تعيينها بحيث يمكن للموظفين الإبلاغ عن النتائج.

اطلب من الحاضرين في الاجتماع إسكات الهواتف المحمولة لتقليل الاضطرابات.