اتصالات تجارية غير ملائمة

التواصل الجيد ضروري للصحة العامة لعملك. يمثل الاتصال الكتابي والشفوي الداخلي والخارجي مستوى الاحتراف في شركتك. يمكن أن تؤدي الاتصالات التجارية غير الملائمة إلى الإضرار بعلاقات العملاء ، وانخفاض الروح المعنوية بين الموظفين والتأثير سلبًا على سمعة شركتك. ضع إرشادات كتابية واضحة للموظفين بشأن ما هو مناسب ومتوقع في جميع أشكال الاتصال لتجنب عواقب الاتصال السيئ.

التواصل الكتابي

من المذكرات إلى التقارير ، لا تحيد أبدًا عن اللهجة المهنية في الاتصالات التجارية المكتوبة. تجنب استخدام الفكاهة وتجنب نبرة التعالي. خصص اتصالاتك للجمهور المستهدف. غالبًا ما تكون المصطلحات الصناعية عالية التقنية غير مناسبة للوثائق العامة. اكتب بوضوح ودقة وحصر استخدام الاختصارات. نسّق مستنداتك بشكل صحيح وحافظ على تبسيطها. الزينة الفاخرة ليست ضرورية في مستندات العمل.

البريد الإلكتروني

غالبًا ما يُنظر إلى البريد الإلكتروني على أنه وسيلة اتصال أقل رسمية من الرسائل والمذكرات المطبوعة ، ولكن يجب عليك تثبيط هذا الموقف بين الموظفين ، وخاصة للتواصل مع العملاء. تشمل رسائل البريد الإلكتروني غير الملائمة استخدام الرموز التعبيرية والعامية والاختصارات من النوع المستخدم في الرسائل النصية. شجع الموظفين على إنشاء رسائل بريد إلكتروني بنفس الطريقة التي يتعاملون بها مع خطاب العمل التقليدي ، مع ترحيب قياسي وتوقيع كامل يتضمن شعار الشركة أو اسمها. قبل إرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى المستلمين ، تحقق من القواعد النحوية والإملائية الصحيحة.

هاتف

مع انتشار البريد الإلكتروني والرسائل النصية بين الموظفين ، يتم أحيانًا فقدان آداب السلوك عبر الهاتف أو عدم تعلمها أبدًا. تتراوح الاتصالات الهاتفية غير الملائمة من الوقاحة إلى خدمة العملاء السيئة. اطلب من الموظفين التحدث بأدب ، وكن صادقًا ، وتجنب إجراء المكالمات على مكبر الصوت ، وتحلى بالصبر ، حتى مع العملاء الوقحين. تمكن الهواتف المحمولة الموظفين من إجراء الأعمال في أماكن أخرى غير المكتب ، ولكن فكر في البيئة المحيطة عند تلقي أو إجراء مكالمات عمل. يمكن أن تكون ضوضاء الخلفية الصاخبة مشتتة ومزعجة أثناء مكالمة مهمة.

الرسائل النصية

معظم أشكال الرسائل النصية غير مناسبة للاستخدام في بيئة العمل. ينعكس الطابع غير الرسمي على احترافية شركتك ، ومن السهل جدًا خلق سوء تفاهم مع الرسائل النصية. يعد البريد الإلكتروني أو المكالمة الهاتفية طريقة أفضل لجدولة المواعيد أو تقديم الطلبات أو توصيل فكرة مهمة. غالبًا ما يتم إرسال الرسائل النصية في مواقف العمل خلسة في أوقات غير مناسبة ، مثل أثناء الاجتماعات ، ويجب تثبيطها.

الاتصالات الداخلية

يعد نقص التواصل بين الإدارة والموظفين طريقة جيدة لتعزيز الشائعات والمضاربة السلبية. ضع أخبارًا جيدة في النشرة الإخبارية للموظف وانقل الأخبار السيئة إلى الموظفين مباشرةً. المعلومات الصادقة أفضل من عدم وجود معلومات. بينما يجد زملاء العمل في كثير من الأحيان أن رسائل البريد الإلكتروني القصيرة هي طريقة سريعة لطرح الأسئلة والحصول على إجابات وتحديث بعضهم البعض بشأن المشاريع ، فإن الطابع غير الرسمي لطريقة الاتصال هذه لا يبرر تخفيض المعايير المهنية. اللغة العدائية أو التهديدية أو المسيئة غير مقبولة بأي شكل من الأشكال.