إجراء شطب صغير الرصيد

يعد تحصيل حسابات شركة ما مهمة روتينية حتى يتوقف الحساب عن الدفع. تقوم الشركات بشطب الأرصدة الصغيرة عندما يتجاوز الوقت والمال الذي يتم إنفاقه لتحصيل المبلغ المستحق الفائدة المحققة من خلال تحصيل الرصيد الكامل. يجب أن تكون سياسة وإجراءات الشركة لشطب الرصيد الصغير واضحًا ، ويجب على الشركة مراجعة وتحديث السياسة والإجراءات بحيث يستمر كلاهما في تلبية احتياجات العمل.

سياسة الإعداد

تحدد سياسة شطب رصيد صغير الإجراءات التي يجب على جامعي الإجراءات اتباعها. تصف السياسة الحد الأقصى للمبلغ الذي قد يشطبه الموظفون كرصيد صغير ، والجهود التي يجب على الموظفين بذلها لتحصيل الرصيد والإجراءات الفنية لتوثيق وخصم الشطب. تحدد السياسة أيضًا المسميات الوظيفية للموظفين الذين يتحملون مسؤولية تنفيذ السياسة وتصف عملية تدقيق الامتثال للسياسة.

تحديد الحساب

تتمثل الخطوة الأولى من الإجراء في تحديد أرصدة الحسابات الصغيرة التي يعتبرها المراجع لشطبها. يُجري المُجمعون استعلامًا شهريًا يُنشئ تقريرًا عن حسابات تجاوز تاريخ الاستحقاق بأرصدة تساوي أو تقل عن المبلغ الذي تحدده السياسة كرصيد صغير.

الموافقة على الشطب

ثم يقوم المراجع بتحليل تاريخ التحصيل لكل حساب صغير الرصيد للتحقق من أن الموظفين بذلوا الجهود التي تحددها السياسة لتحصيل كل دين. على سبيل المثال ، إذا كانت السياسة تتطلب من الموظفين إرسال ثلاثة إخطارات بالبريد وإجراء مكالمتين هاتفيتين لطرف مسؤول ، يقوم المراجع بمراجعة سجل أو ملف ورقي للتحقق من أن المحصل أرسل الإشعارات المطلوبة بالبريد وإجراء المكالمات الهاتفية المطلوبة. إذا كان الحساب يفي بالمعايير ، يوافق المراجع على الشطب وينشئ مستند تعديل يسجل مبلغ الشطب ، والتاريخ الذي أوصى فيه المراجع بالشطب وسبب الشطب.

إجراء عمليات الخصم والائتمان

تتمثل الخطوة الأخيرة في إجراء شطب الرصيد الصغير في إجراء عمليات الخصم والائتمان المناسبة في نظام المحاسبة. في الشهر الذي يلي موافقة المراجع على الحساب للشطب ، تقيد الشركة الحساب وتخصم المصروفات من رمز الخصم الإداري. لأغراض المحاسبة ، تتعامل الشركة مع الخصم كما تفعل مع البدلات الإدارية الأخرى ، مثل التكاليف غير المسموح بها وتجاوز التكاليف. التكلفة غير المسموح بها هي المصاريف التي يقرر المراجع أنها غير مسموح بها بموجب عقد أو سياسة ؛ تجاوز التكلفة هو المصروفات التي تتجاوز الميزانية. لكل من هذه الديون ، توفر نسخة إلكترونية من مستند التعديل نسخة احتياطية لإدخال الخصم.

تحصيل المدفوعات المتأخرة

من حين لآخر ، يدفع صاحب الحساب الرصيد بعد أن تقوم الشركة بشطب الديون. عندما يقوم صاحب الحساب المتأخر بالدفع ، تقوم الشركة بمعالجة الدفع كما لو كان قد تم على حساب جاري. يقوم موظفو المحاسبة بإيداع الدفعة وإعداد سند دفتر اليومية الذي يعكس عملية الشطب. تتضمن الشركة عملية لعكس الشطب كجزء من إجراءات شطب الرصيد الصغير.

المراجعة والتدقيق

تقوم الشركات بشكل دوري بمراجعة السياسات والإجراءات المحاسبية مثل إجراء الشطب للتأكد من أن الإجراء يلبي احتياجات الشركة. إذا أظهرت المراجعة ، على سبيل المثال ، أن العديد من المدينين يدفعون في النهاية أرصدة عند أو بالقرب من حد الشطب ، فقد تخفض الشركة الحد لتقليل عدد عمليات عكس الشطب. وبالمثل ، تقوم الشركات بمراجعة إجراءات الشطب بانتظام للتأكد من أن المحصلين يتبعون السياسة وعدم وجود دليل على الاحتيال في عمليات الشطب المعتمدة.