أساسيات الإتيكيت الرقمي في مكان العمل

جزء كبير من أساس الرقمنة هو الآحاد والأصفار. تتيح هذه الأرقام للشركات التواصل بسرعة الضوء والتحدث لاسلكيًا عبر الهاتف والوصول إلى العملاء الموجودين في قارات بعيدة. لسوء الحظ ، فإن هذه التقنية الرقمية الرائعة لها أيضًا جانب أقل من المذهل عند إساءة استخدام الأجهزة والتطبيقات أو إساءة استخدامها. إذا كنت موظفًا أو مديرًا في مكان عمل غالبًا ما يتم فيه التغاضي عن آداب السلوك الرقمية المناسبة ، فيمكنك فحص أساسيات التكنولوجيا واتباع الاقتراحات لاستعادة اللياقة الرقمية.

البريد الإلكتروني والرسائل الفورية

لا يزال المحترفون يستخدمون البريد الإلكتروني كوسيلة رسمية للاتصال في مكان العمل ، وكذلك لمذكرات الشركة الرسمية والوثائق الرقمية. في الواقع ، تُستخدم أحيانًا رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة كدليل في القضايا القانونية. عند كتابة رسالة بريد إلكتروني أو الرد عليها ، استخدم تنسيقًا ونبرة خطاب عمل احترافيين. افترض أن شخصًا ما من خارج الشركة يمكنه قراءة رسالتك لاحقًا. لا تقم بتضمين محتوى شخصي أو أي محتوى محرج في نص رسالتك. بالنسبة لوظيفة "الرد على الكل" ، ليس من الضروري نسخ كل شخص في المؤسسة حول مشكلة قد تهمك أنت ومديرك فقط. قد تحتفظ بعض الشركات أيضًا بسجل للرسائل الفورية. استخدم اللغة الإنجليزية الصحيحة والمحترمة عند المراسلة الفورية مع زملائك.

الهواتف المحمولة والهواتف الذكية

استخدام الهاتف الخلوي الأساسي للاتصال الصوتي منتشر في كل مكان ، ولكن الهواتف الذكية تزداد أيضًا شعبية. استشهد مقال نُشر في مايو 2011 على موقع Small Business Trends باستطلاع أجراه Portfolio.com أظهر أن 37 بالمائة من المستجيبين في الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم استخدموا الهواتف الذكية في العام السابق ، مما يعكس الابتعاد عن أجهزة الكمبيوتر المكتبية والمحمولة التقليدية. إذا كان مكان عملك جزءًا من هذا الاتجاه ، فاحرص على التضحية بقدرتك على أداء واجبات وظيفتك بشكل مناسب. على سبيل المثال ، يمكن أن تجعل لوحة المفاتيح المصغرة على الهواتف الذكية من الصعب كتابة رسالة ، والنتيجة النهائية هي رسالة بريد إلكتروني غير مكتملة أو مليئة بالاختصارات المربكة. لا تحاول إنشاء مستندات مهمة للشركة على هاتف ذكي. بدلاً من ذلك ، انتظر لاستخدام معالج النصوص الكامل الوظائف على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. أيضا،حاول استخدام هاتفك المحمول للأنشطة التجارية فقط ، وحفظ المكالمات الشخصية لحالات الطوارئ.

شبكات التواصل الاجتماعي

تتيح مواقع التواصل الاجتماعي مثل Facebook و Twitter للشركات الفرصة لاستهداف الإعلانات بشكل غير مكلف لجماهير معينة من المستهلكين. تقوم العديد من الشركات بتوظيف موظفين بارعين في مجال التكنولوجيا لديهم خبرة في الشبكات الاجتماعية وتقديم دعم العملاء عبر هذه الوسيلة. مايكل توماس هو مدير وسائل التواصل الاجتماعي في BlueEyed Digital Marketing. كتب "How to Practice Social Media Etiquette" for Social Media Today في أغسطس 2011. بعض اقتراحاته هي الحس التجاري السليم ، مثل كتابة "مرحبًا" أو "إلى اللقاء" عند التفاعل مع العملاء ، أو الصدق ، لكنها تستحق التذكير. والأهم من ذلك ، يوصي توماس بأن تكون واضحًا في اتصالاتك على وسائل التواصل الاجتماعي ، لكن كن حذرًا جدًا فيما تقوله على الإنترنت. لا تشارك أنشطة الشركة الداخلية مع العالم الخارجي ،خاصة إذا كان لدى زملائه الموظفين ملفات تعريف شخصية ويصادقون أو يتصلون بالملف الشخصي العام للشبكات الاجتماعية في مكان العمل.

استخدام الكمبيوتر

تقوم الشركات بشكل متزايد بشراء واستخدام التكنولوجيا لزيادة الإنتاجية من خلال الأتمتة وتقليل النفقات الأخرى ، مثل العمالة. إذا كنت تستخدم سطح مكتب أو كمبيوتر محمول في مكان العمل ، فتأكد من أنه مخصص لغالبية الأنشطة المتعلقة بالعمل. قد تقوم بعض الشركات التجارية الصغيرة باستئجار أو استئجار معدات حاسوبية ، ولا تريد أن تظهر المستندات والصور الشخصية على القرص الصلب إذا كان الكمبيوتر يحتاج إلى صيانة أو يجب إعادته إلى شركة تأجير المعدات. أيضًا ، لا تقم بتثبيت الألعاب والتطبيقات الترفيهية الأخرى التي قد تؤدي إلى إبطاء البرامج المهمة للأعمال. أخيرًا ، لا تستخدم جهاز الكمبيوتر في مكان العمل للبحث عن وظيفة أخرى أو تشغيل حفلة جانبية في العمل. تحظر بعض الشركات حتى إجراء إدخالات على مدونة شخصية خلال ساعات العمل.