كيفية تنسيق الفاتورة

بصفتك صاحب عمل صغير ، فإن رزقك يركز على قدرتك على إقناع عملائك بالدفع لك في الوقت المناسب. إذا كنت تتعامل مع شركات كبيرة ، أو حتى شركات صغيرة لديها عمليات صارمة في حسابات القبض ، فإن تقديم فاتورة منسقة بشكل صحيح يمكن أن يكون هو الفرق في الحصول على مدفوعات في الوقت المحدد أو انتظار الشركة لفرز والموافقة على الدفع. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تساعد الفاتورة المنسقة بشكل صحيح فريق المحاسبة الخاص بك على تتبع المدفوعات وتسوية النزاعات. من السهل صياغة نموذج فاتورة في تطبيق معالجة النصوص أو جداول البيانات ؛ يستغرق وقتًا لتنسيقه بشكل احترافي.

1

قم بتوفير معلومات الفواتير الأساسية في أعلى الفاتورة. قم بتضمين تاريخ الفاتورة وأي شروط دفع للبيع وتفاصيل الشحن. قم بتوفير حقل مرجعي للحصول على معلومات إضافية مثل رقم أمر الشراء الخاص بالعميل أو مرجع آخر.

2

رقم الفاتورة. يجب ترقيم كل فاتورة بشكل فريد حتى يمكن تتبعها بشكل فردي في كتبك. بينما تستخدم الشركات العديد من المخططات لترقيم فواتيرها ، يستخدم العديد من البادئات للإشارة إلى السنة التي تم فيها إنشاء الفاتورة وتحديد العملاء. في نظام الفواتير الذي يستخدم نظام الترقيم هذا ، يمكن أن يشير 12-004-1994 إلى فاتورة تم إرسالها في عام 2012 ، إلى رقم العميل 004 ، مما يجعلها الفاتورة رقم 1994 التي تم إرسالها في ذلك العام.

3

قم بتضمين اسم عملك وعنوانك ورقم هاتفك في أعلى الفاتورة في منطقة "التحويل إلى:". كثيرًا ما يتم محاذاة هذه المعلومات مع الهامش الأيمن في الفواتير.

4

قم بتضمين اسم العميل في الفاتورة ، في حقل "إرسال الفواتير إلى:". يجب أن يكون هذا محددًا قدر الإمكان ، بما في ذلك اسم الشركة والموقع ورقم الهاتف ، وإذا أمكن ، اسم ممثل العميل الذي اشترى البضائع. تطلب بعض الشركات من كل ممثل التصديق على الفواتير قبل دفعها ، لذلك قد يؤدي عدم الإشارة إلى أحد الموظفين إلى تأخير الدفع. عادة ما تكون هذه المعلومات بالقرب من الجزء العلوي ، بمحاذاة الهامش الأيسر.

5

تقديم قائمة مفصلة بجميع المشتريات ؛ هذا يشكل الجزء الأكبر من الفاتورة. لتوفير مساحة ، يمكنك سرد كل عنصر وسعره وإجمالي عدد العناصر المباعة في أعمدة فردية ، منتهية بإجمالي سطر للعنصر.

6

إجمالي إجمالي كل البنود لتلخيص المبيعات في الفاتورة. أدرج أي رسوم إضافية ، مثل رسوم الشحن أو رسوم التمويل ، في نص الفاتورة بعد إجمالي البضائع المشتراة. قائمة كل تهمة مع الوصف.

7

قم بتوفير إجمالي كلي في أسفل الفاتورة. يجب أن يعكس هذا ما تتوقع أن يدفعه العميل لك مقابل جميع الخدمات المقدمة في الفاتورة. قم بتضمين تاريخ الاستحقاق وطرق الدفع التي تقبلها ، مثل الشيك أو تحويل الأموال.