إرشادات تسليم الوظيفة

عندما يترك شخص ما وظيفته ويحل آخر محله ، فمن المفيد وضع إرشادات لتسليم الوظيفة للمساعدة في الانتقال السلس للوظيفة. من الناحية المثالية ، يجب أن يكون لدى العامل الذي يغادر الوقت الكافي لمناقشة إرشادات الوظيفة الجديدة للموظف الجديد وإعطائه بعض المؤشرات للمساعدة في تسهيل الانتقال. إذا لم تكن هذه الفترة الزمنية ممكنة ، فيجب أن تكون هناك وثائق مكتوبة لتسهيل الفترة الانتقالية.

المسمى الوظيفي

يجب على الموظف المغادر إنشاء وصف وظيفي يوضح بالتفصيل الأنشطة المحددة التي تتحمل مسؤوليتها على أساس يومي وأسبوعي وشهري وسنوي. قد يختلف هذا الوصف الوظيفي عن الذي تستخدمه الموارد البشرية. قد يتضمن هذا الوصف الوظيفي أيضًا قائمة بالمهارات المحددة المطلوبة لأداء واجبات محددة. كجزء من عملية كتابة الوصف الوظيفي ، يجب على العامل المغادر تضمين قائمة بملفات المفاتيح وموقعها ، إلى جانب تدوين كيفية الوصول إلى الملفات. يجب أن يتضمن الوصف الوظيفي أيضًا أي أحداث سنوية يشرف عليها الشخص.

تاريخ المشروع

يجب على الموظف المغادر تدوين ملاحظات على أي مشاريع جارية تشكل جزءًا من وصف وظيفته. يجب أن تكون الملاحظات المتعلقة بتاريخ المشروع ، والتمويل ، والمشكلات والحلول ، بالإضافة إلى أهداف المشروع ، جزءًا من هذه الوثائق ، إلى جانب أي ملفات ذات صلة بالمشروع. من الجيد أيضًا تضمين أسماء زملاء العمل المشاركين في المشروع ، ومعلومات الاتصال بهم ووصفًا موجزًا ​​لأدوارهم في المشروع.

الانتقال إلى المعلومات

يجب أن تتضمن إرشادات تسليم الوظيفة قائمة بمن يذهب إليه للحصول على معلومات. قائمة الموظفين الإشرافيين ، وكذلك العاملين تحت إشراف الموظف المغادر ، تمنح الموظف الجديد مساعدة مرئية للمساعدة في الحفاظ على أسماء الأشخاص الجدد وأدوارهم في المكتب مستقيمة يجب أن تتضمن إرشادات العمل الجديدة أيضًا معلومات حول مكان التقاط اللوازم المكتبية وكيفية تشغيل الأجهزة المكتبية والهواتف وغيرها من المعدات التي تشكل جزءًا من الوظيفة اليومية للوظيفة.

يبحث عن وظيفة

إذا كان ذلك ممكنًا ، يجب أن توجه الإرشادات الموظفة الجديدة لمتابعة الموظف المغادر في وظيفته لفترة من الوقت. يمنح هذا الشخص الجديد فرصة لمقابلة زملاء العمل والتعرف على طريقة عمل المكتب. خلال المرحلة الأخيرة من التظليل الوظيفي ، يجب على الشخصين عكس الأدوار. يجب أن يتولى الموظف الجديد الوظيفة ، ويجب أن يعمل الشخص المغادر ببساطة كمستشار والإجابة على أي أسئلة متبقية قد تكون لدى الشخص الجديد.