الآثار المترتبة على تكلفة الرقابة الداخلية

بصفتك مالكًا لمشروع صغير ، عليك أن توازن بين الحاجة إلى الحفاظ على ضوابط داخلية مناسبة وقيود الميزانية. على الرغم من أن نظام الرقابة الداخلية الفعال يعد أمرًا حيويًا للتأكد من تحقيق أهداف العمل طويلة الأجل ، إلا أن التكاليف المترتبة على بعض الضوابط تجعل تضمينها في نظامك أمرًا غير حكيم. وازن بين تكاليف تنفيذ الضوابط الداخلية ومنافعها المحتملة المباشرة وغير المباشرة عند إنشاء وتنفيذ نظام رقابة داخلي للشركات الصغيرة.

آثار التكلفة المباشرة

تركز آثار التكلفة الأكثر وضوحًا على كيفية تأثير الضوابط الداخلية على ميزانيتك السنوية. التكاليف المباشرة ، مثل تعيين موظفين إضافيين لتحقيق فصل مناسب للواجبات أو أتمتة أنظمة الأعمال لزيادة أمن المعلومات ، تكون أحيانًا باهظة الثمن بحيث يتعذر على ميزانيتك التعامل معها. نتيجة لذلك ، يتعين على أصحاب الأعمال الصغيرة في كثير من الأحيان استبدال الضوابط الأقل تكلفة والأقل فعالية وتقديم بدلات لزيادة فعاليتها. على سبيل المثال ، يمكنك إجراء عمليات تدقيق داخلية مفاجئة وإنشاء إجراءات واضحة ومحددة لأمن المعلومات والتخزين.

آثار التكلفة غير المباشرة

يمكن أن تؤثر التكاليف غير المباشرة المرتبطة بتنفيذ الضوابط الداخلية على كفاءة العمليات والإنتاجية. على سبيل المثال ، قد تؤدي الضوابط اليدوية لإدارة النقد ، بما في ذلك التحقق من المعاملات ، وتفويض الدفع وإجراءات تسوية الحساب ، إلى تقليل الكفاءة بدرجة كبيرة لدرجة أن موظفيك يجدون حلولاً بديلة للتغلب على الضوابط اليدوية. لهذه الأسباب ، من المهم تضمين الآثار المترتبة على التكلفة غير المباشرة في تحديد كيفية تصميم وتنفيذ نظام الرقابة الداخلية.

أنواع الضوابط

قم بالتمييز بين الضوابط الوقائية والاستقصائية والنظر في آثار التكلفة لكل منها عند اتخاذ قرار بشأن كيفية تخصيص الموارد المالية المحدودة. على الرغم من أهمية كلا النوعين ، إلا أن الضوابط الوقائية هي تدابير استباقية تعمل على ردع الاحتيال والهدر وإساءة استخدام موارد الأعمال. في معظم الحالات ، يكون للضوابط الوقائية مضاعفات سلبية أقل وتكون أكثر فعالية من حيث التكلفة من الضوابط التحريية التفاعلية. على سبيل المثال ، يعد نظام الجرد الإلكتروني الدائم الذي يعمل على تسوية المخزون في الوقت الفعلي أكثر فعالية في ردع سرقة الموظفين من نظام الجرد اليدوي الذي يتضمن جردًا فعليًا شهريًا.

الآثار المباشرة مقابل التكلفة غير المباشرة

في بعض الحالات ، تجعل الآثار المالية المباشرة للتكلفة يبدو أن تنفيذ بعض الضوابط الداخلية غير ممكن. يجب عليك أيضًا مراعاة التكاليف غير المباشرة المحتملة المرتبطة بتجاهل أو تنفيذ ضوابط أقل فعالية. بعد إجراء تحليل شامل للتكلفة والعائد ، قد تتساءل عما إذا كان بإمكانك تحمل عدم تنفيذ ضوابط داخلية قوية. عندما يتعلق الأمر بتصميم وتنفيذ ضوابط داخلية قوية ، فإن الآثار المترتبة على التكلفة المترتبة على عدم الامتثال للوائح الفيدرالية واللوائح الخاصة بالولاية ، أو تكلفة إصلاح السمعة التالفة ، غالبًا ما تجعل الاستثمار في الضوابط الوقائية خيارًا أفضل بكثير.