كيف تكلف ندوة

إن سبب تقديمك لندوة - هدفها - له تأثير على الرسوم المفروضة على الحضور ، والذي بدوره يؤثر على تكلفة إقامة الندوة. يمكن أن تكون الندوة التي تهدف إلى التعريف بخدماتك مجانية للحضور ، وبتكلفة قليلة من جانبك. في المقابل ، ستؤدي الندوة المصممة لمساعدة الناس على تكوين ثروة ، بمئات الدولارات ، إلى توقعات أعلى بكثير من الحضور. قد يتوقعون كتيبات إرشادية وأقراص DVD ومرطبات فاخرة وربما حتى مع مقدم العرض. في هذه الحالة ، ستكون تكاليف وضع الندوة أعلى بكثير.

موقع منشأة

تتراوح تكاليف المرافق من لا شيء إذا كنت تستخدم مساحة عامة مثل غرفة اجتماعات المكتبة ، إلى باهظة الثمن إلى حد ما إذا كنت تستخدم مساحة اجتماعات أو قاعة احتفالات بالفندق. لتحديد حجم المرفق المطلوب ، توقع عدد الحاضرين المتوقع. من الواضح أن عددًا كبيرًا من الحاضرين سيحتاجون إلى مساحة أكبر ، مما سيؤثر على تكاليفك. سيتعين عليك أيضًا تحديد كيفية تسعير المنشأة ، على سبيل المثال لكل حدث أو لكل قدم مربع من المساحة المستخدمة ، للوصول إلى التكلفة.

الأغذية والمشروبات

شيء آخر يجب مراعاته عند احتساب التكاليف هو ما إذا كانت خدمة الطعام والشراب مطلوبة لقضاء فترات الراحة. لا تسمح بعض المرافق بتناول أي طعام أو شراب في المبنى ، لذلك ستكون تكلفة الطعام والشراب صفرًا. يطلب منك الآخرون ، مثل الفنادق ، استخدام قسم تقديم الطعام ولا يسمحون لك بإحضار طعامك ومشروباتك ، لذلك سيتعين عليك دفع أسعارها. يمكن أن يتراوح التعامل مع الطعام والشراب بمفردك من الخيارات الرخيصة مثل تجهيز زجاجات المياه والوجبات الخفيفة إلى خيارات أكثر تكلفة مثل استئجار متعهد تقديم الطعام. الندوة عبر الإنترنت ليس لها أي تكلفة منشأة ويمكن أن تمتد إلى أي عدد من الحضور. في أي حال ، سوف تحتاج إلى معرفة تكلفة خدمة الأطعمة / المشروبات ، إن أمكن ، لتحديد إجمالي نفقاتك.

مواد النشرات

المنشورات مثل الكتيبات الإرشادية وأقراص الفيديو الرقمية وغيرها من المواد كلها تكلف أموالاً لتصميمها وتطويرها وصنعها وشرائها. يمكن أن تختلف هذه التكاليف بشكل كبير اعتمادًا على العنصر. على سبيل المثال ، تكلف نسخة ورقية من عرض شرائح محوسب القليل جدًا مقارنة بالدفتر المرتبط بالجلد. اضرب عدد الحاضرين المتوقعين في تكلفة نسخة المواد. إذا كانت الندوة عبر الإنترنت ، فإن المواد قابلة للتنزيل ولا تكلف شيئًا. ومع ذلك ، لا يزال لديك تكاليف تطوير لإنشاء المواد.

معدات مطلوبة، معدة مطلوبة

قد تتطلب الندوة الصغيرة التي تضم 20 إلى 30 شخصًا فقط كراسي وشاشة لعرض تقديمي. تتطلب الندوة الكبيرة بحضور 100 أو أكثر نظام مخاطبة عامة ومكبرات صوت وميكروفون وجهاز عرض علوي. إذا كنت تخطط لتقديم الندوات بشكل منتظم ، فقد يكون من المنطقي شراء أو استئجار المعدات الخاصة بك. على أي حال ، يجب تضمين تكلفة الإيجار في التكلفة الإجمالية للندوة.

السفر والوقت

الندوات في مدن أخرى غير بلدك لها تكلفة مضاعفة: نفقات السفر والجو واستئجار السيارة والفندق والوقت الذي تقضيه في السفر. سيلعب طول الرحلة دورًا كبيرًا في تكاليف السفر الإجمالية. على سبيل المثال ، عادة ما تكون تكلفة الرحلة إلى ندوة في مدينة تقع على بعد ساعة أقل من تكلفة الرحلة إلى مدينة تقع في جميع أنحاء البلاد. ستؤثر احتياجات الإقامة الخاصة بك أيضًا على التكلفة. إذا كان بإمكانك القيام بكل سفرك في يوم واحد ، دون إقامة ليلة واحدة ، فمن الواضح أنك ستوفر تكاليف الفندق. عند حساب تكلفة الندوة ، قم بتضمين جميع المصاريف المتعلقة بالسفر ، بما في ذلك أجرة السفر وتأجير السيارات والغاز وسعر التاكسي والإقامة.

استراتيجيات التسويق

إن إيصال الكلام إلى الحاضرين المحتملين في الندوة يعني أنك ستنفق الأموال على الإعلان والتسويق ، مما يعني أنه يجب عليك تضمين هذه النفقات في التكلفة الإجمالية. قد تكون هذه التكاليف ضئيلة إذا قمت بإرسال رسائل بريد إلكتروني إلى الحضور المحتملين أو قمت بتحديث مواقع التواصل الاجتماعي وشبكات الأعمال. أو يمكن أن تصل إلى آلاف الدولارات إذا قمت بالإعلان في الجريدة ، أو اشتريت وقتًا في الراديو أو التلفاز أو أرسل منشورات عن الأحداث بالبريد.