أشياء يجب القيام بها في العمل عندما يكون النظام معطلاً

يعرف مديرو الأعمال الصغيرة أن الوقت هو المال. عندما تعتمد شركتك على التكنولوجيا لمعظم احتياجات أعمالها ، فإن فشل الأنظمة غير المتوقع يمكن أن يكون مشكلة. ولكن لمجرد أن النظام الذي يجعل الأمور تسير في مكتبك معطلاً لا يعني أن إنتاجية شركتك يجب أن تنخفض أيضًا. يجب أن يستغل مديرو الأعمال الصغيرة الوقت لمعالجة المهام التي كنت تتجنبها ، أو لإجراء تعديلات على الجدول في اللحظة الأخيرة لإكمال المتطلبات الإلزامية أثناء توقف موظفيك عن العمل.

منظمة

يضيع الأمريكيون أسبوع عمل كامل تقريبًا كل عام في البحث عن عناصر مكتبية مفقودة أو في غير محلها. على الرغم من أن العديد منا يماطل عندما يتعلق الأمر بالتنظيم ، إلا أنه من المدهش أن نكتشف أن الشركات الأمريكية تخسر أكثر من 89 مليار دولار سنويًا بسبب الفوضى ، وفقًا لدراسة أجريت عام 2010 من Brother International Corporation. إذا لم يتمكن الموظفون من إنجاز عملهم المكتبي المعتاد بسبب تعطل النظام ، فطلب منهم استخدام الوقت لتنظيم مساحة المكتب وإنشاء خطة إدارة السجلات. تعد إدارة السجلات جزءًا مهمًا من المؤسسة - فهي تقلل من تكاليف التخزين والأرشفة لشركتك عن طريق التخلص من الأعمال الورقية غير الضرورية ، وستمكن الموظفين من العثور على المعلومات بسرعة أكبر وستضمن أن عملك يفي بالتزامات الاحتفاظ بالسجلات القانونية.

الإجراءات

استخدم الوقت أثناء تعطل النظام لتطوير وتحديث أدلة الإجراءات للعمليات والموارد البشرية. يعد الافتقار إلى ممارسات الموارد البشرية - أو عدم كفاءتها - سببًا رئيسيًا لفشل الشركات الصغيرة ، وفقًا لدراسة أجراها جلين ماكيفوي ونشرت في مجلة إدارة الأعمال الصغيرة. إذا كان عملك يحتوي بالفعل على سياسة وإجراءات قائمة ، فاخذ بعض الوقت لمراجعة الأدلة للتأكد من دقتها. تأكد من أن العمليات التي يتبعها موظفوك في الواقع هي نفسها تلك الموضحة في السياسة ، وتحقق من أن كل توجيه يلتزم بالتشريعات الحالية. إذا لم تكن قد أنشأت إجراءات بعد ، فابدأ بإجراء تحليل SWOT لنقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات في المنظمة. مراجعة مهمة واستراتيجية العمل ،حدد الإنجازات الهامة قصيرة وطويلة المدى التي تأمل في تحقيقها ، ثم ضع إجراءات لمعالجة المشكلات التي تكتشفها في تحليلك.

تدريب

راجع تفويضات التدريب المطلوبة في ولايتك. تطلب بعض الولايات - بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر كاليفورنيا وكونيتيكت وإلينوي وماين ونيو هامبشاير - من الشركات توفير تدريب خاص على مكافحة التحرش للموظفين. من المحتمل أن تكون شركتك ملزمة بتقديم هذا التدريب في وقت ما على أي حال ، لذلك من المنطقي استخدام يوم غير منتج بخلاف ذلك عندما تكون الأنظمة معطلة للتدريب ، ومتابعة عملك المعتاد في اليوم الذي تم فيه تحديد موعد التدريب في الأصل. تشمل البدائل الأخرى توفير التدريب أثناء العمل للموظفين الجدد وعديمي الخبرة ، وقيام الموظفين بتدريب بعضهم البعض على وظائف مختلفة بحيث تكون التغطية متاحة عندما يكون الموظفون مرضى أو يحتاجون إلى المساعدة.

خطط الطوارئ

يمنحك فشل النظام غير المتوقع فرصة مثالية لاختبار خطط الطوارئ الخاصة بك. استخدم تجربتك في الوقت الفعلي للمشكلات التي تظهر بدون النظام لتحديد العيوب في مستندات التخطيط الحالية للاستمرارية. إذا لم يكن لديك بالفعل خطة لاستمرارية الأعمال ، فهذا هو الوقت المثالي لتطوير واحدة ، باستخدام تجربتك مع فشل هذا النظام. حدد ما إذا كان الموظفون بحاجة إلى الاحتفاظ بقائمة يدوية لمعلومات العملاء ، أو العثور على موقع خارج الموقع لأداء عمل شركتك أو زيادة سعة التخزين الخاصة بك لمستندات النسخ الاحتياطي للنظام.