ما هو طلب الشراء الشامل؟
عند موازنة التكاليف الإدارية مع الحاجة إلى عمليات تسليم سريعة ومتسقة للسلع أو الخدمات ، توفر أوامر الشراء الشاملة ميزة ترحيب لمالك شركة صغيرة. إذا تم تنفيذ أمر الشراء الشامل بشكل صحيح ، فإنه يوفر على المشتري والبائع قدرًا كبيرًا من الوقت والمال.
السهولة أو الراحة
على الرغم من أن آليات الشراء الشاملة يمكن أن تختلف ، فإن النظرية الكامنة وراءها هي نفسها دائمًا. الهدف هو إنشاء أمر شراء دائم بشروط وأحكام محددة مسبقًا من شأنها توفير الوقت الإداري للمشترين والبائعين الذين يرغبون في القيام بقدر كبير من الأعمال معًا على مدار فترة زمنية وضمن حدود معينة. المكونات الرئيسية هي فترة الأداء ونوع من القيود على الكمية أو المبالغ بالدولار المنفق.
طلبات المواد والتوريد
يقوم نوع شائع من أوامر الشراء الشاملة بإعداد بنود متفاوض عليها مسبقًا لمواد أو مستلزمات معينة يتم استهلاكها بشكل متكرر. على سبيل المثال ، إذا اشترت شركة ما العديد من المناشف الورقية وأكياس القمامة من نفس الشركة على مدار العام ، فسيتم إعداد أمر شراء يتكون من عنصرين متفقين مسبقًا بسعر وحدة متفق عليه لكل عنصر ، مع وجود حد لعدد الوحدات التي يمكن يمكن شراؤها أو إنفاق دولارات لكل بند في غضون عام. عند الحاجة إلى البضائع ، يحتاج المورد فقط إلى التسليم ؛ يستلم المشتري الوحدات ويدفع عند الاستلام. عادة ما يتم التفاوض على العقد حتى ينتهي عند الوصول إلى البنود أو القيم بالدولار أو الحدود الزمنية.
أوامر الخدمة
يمكن أيضًا إنشاء أوامر شراء شاملة للخدمات المقدمة. إذا كانت هناك حاجة إلى صيانة أو إصلاحات متكررة ، على سبيل المثال ، يمكن التفاوض على الأسعار المحددة مسبقًا لكل نوع من أنواع الخدمة - مثل أمر الشراء الشامل للمواد أو المستلزمات. يتم الدفع بناءً على موافقة التوقيع من موظف معتمد في موقع الشراء لتأكيد أن الخدمات قد تم تقديمها كاملة كما هو موضح في الاتفاقية الشاملة.
أوامر تحديد المسؤولية
يمكن تنفيذ نوع آخر من أوامر الشراء الشاملة بناءً على إطار زمني محدد وحد المسؤولية بالدولار ، ولكن بدون بنود مفصلة. هذه الأنواع من الاتفاقيات مفيدة عند حجز ميزانية محدودة للخدمات الاستشارية لمشروع معين ضمن إطار زمني معين.
على سبيل المثال ، إذا كانت الميزانية الإجمالية لمشروع كتابة التقارير هي 10000 دولار أمريكي ، فسيقوم المشتري بإنشاء أمر شراء مكون من سطر واحد بكمية قدرها 10000 وحدة بسعر 1 دولار لكل وحدة بإجمالي 10000 دولار ليتم تنفيذه في غضون عام واحد فترة. ستمثل الكمية قيم الدولار التي سيتم إنفاقها على أجزاء مختلفة من كتابة التقارير كما تم تحديدها لاحقًا خلال العام ، واتفق عليها الطرفان ثم يتم تسليمها بزيادات قدرها دولار واحد. إذا تم تحديد التقرير الأول وكتابته وتسليمه بتكلفة متفق عليها قدرها 2000 دولار ، فسيحصل المشتري على كمية 2000 وحدة بسعر 1 دولار لكل وحدة بإجمالي 2000 دولار مستحق الدفع للاستشاري. وبذلك تكون القيمة المتبقية في أمر الشراء 8000 دولار. سيتم تحديد التقارير اللاحقة وكتابتها وتسليمها ودفعها بنفس الطريقة حتى الميزانية الإجمالية البالغة 10 دولارات ،تم استهلاك 000 من أمر الشراء.
